2021年11月30日机械与控制工程学院团委、学生会于07215教室举行第十四周例会，机械与控制工程学院团委、学生会全体成员例行参加会议。

首先，主席团对各部门相关活动策划做出了重要指示，每次策划开始时，由负责部门负责人带领，21级总负责人和各部门工作人员一同完成。每一项策划活动开始由主负责部门选出总负责人建立策划群，各部门视情况安排若干名干事加入群聊一同完成策划。各部门必须有一名负责人加入策划群，执行监督指导作用。活动开始时，各部分工作内容分工，由一个负责人带领其他工作人员完成。

接下来是各部门代表发言：

办公室的排班任务在活动开始前4天完成。三天时间进行特殊情况、人员调动等的修改。活动开始前一天必须完成最终版排班且不再变动。并且仔细讲解了负责人培训和礼仪培训的主要内容，目的是针对培训工作人员、部门内部建设、积极性调动以及团委、学生会部门对接老师、同学相处礼仪、会议礼仪、活动礼仪、以及团委学生会工作态度纠正。

行政部负责收集各策划结束的全部策划内容，包括策划书，经费报表，活动照片，以及一系列文件等，收集整理完成后，每月一次交给主席团审核留底。

生活部在活动前，策划组列好所需物品的表格，买东西需告知主席团，发给主席团审核，发票发给生活部，若是垫钱也需列好表格

最后，主席团强调活动往年策划书不能交由21级。20级负责整体流程的引导作用，并可以给21级策划书框架，主要目的是为了培养21级的创新和工作能力，为团委、学生会的接班换届奠定个人能力，唯有如此机械与控制工程学院才能一届更比一届强，才能担当时代重任。

院团委副书记于帅帅老师对本次例会出现的问题做出了总结并进行了相应的指导。